浙江省中医院医学出生证明档案管理项目竞争性磋商公告
2025-06-23
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浙江省中医院拟采购医学出生证明档案管理服务，就提供医学出生证明档案管理服务的供应商进行竞争性磋商，欢迎符合条件的供应商前来参加。
一、 项目概况
根据《中华人民共和国档案法》《浙江省卫生厅浙江省档案局关于印发〈浙江省出生医学证明档案管理办法〉的通知》（浙卫发〔2013〕261号）及《杭档馆发〔2023〕10号》文件的相关规定，医疗机构有责任将出生医学证明档案进行规范整理并数字化后移交至同级档案馆。为满足我院医学出生证明档案管理需求，现需选择一家符合条件的供应商来完成医学出生证明档案管理。
二、 项目情况
1、采购预算金额：8.78万元。
2、服务期限：自合同签订之日起2年。
3、合同形式：单价采购、单价合同，具体金额按实结算，服务期（2年）满或合同服务期内结算金额达到本项目预算金额（8.78万元）为止，以先到为准。
三、 采购内容
（一）数量及预算
| 序号 | 时间 | 数量（份） | 最高限价（元） |
| 1 | 2003-2024年 | 16561 | 82800 |
| 2 | 2025年 | 500（暂定） | 2500 |
| 3 | 2026年 | 500（暂定） | 2500 |
以上预算包含完成本项目所需的所有费用，单价采购，按实结算。
（二）管理要求
1、规范化整理
出生医学证明档案按《浙江省卫生厅 <浙江省档案局关于印发浙江省出生医学证明档案管理办法>的通知》进行整理，全宗号统一使用J499。根据杭州市档案馆关于医学出生证明进馆标准对浙江省中医院医学出生证明进行收集、规范化整理（组卷、编制案卷目录等）、数字化、著录及编研工作，最终移交至杭州市档案馆。
出生医学档案的归档范围主要包括：《出生医学证明》存根、《出生医学证明》申领表、及其他文件等材料；根据《浙江省出生医学证明档案管理办法》对医学档案进行归档。
2、数字化扫描
纸质档案需全部进行扫描，采用彩色模式，扫描分辨率不小于300dpi。扫描图像存储格式一般采用JPEG格式，质检合格后，将数字化成果转换为双层多页PDF格式，两种格式均以档号命名。
3、档案移交
全宗卷材料、档案数字化加工成果与档案实体同步移交进馆。出生医学证明颁发系统数据和档案实体同步进馆。
2024年之前的出生医学证明档案在签订合同后3个月内完成数字化加工并送杭州市档案馆质检，2025年之后的半年一次进行档案移交，2026年的在2027年6月30日前完成档案移交。
4、编研材料
撰写补充全宗卷材料，如进馆说明、档案情况统计、档案利用条件、档案整理方案等。
（三）资质要求
1、专业能力
供应商具有有效的质量管理体系认证、信息安全管理体系认证。熟悉医疗档案管理规范，并有与省市级医疗机构合作的经验。
2、技术保障
供应商应配备300dpi以上的扫描设备及档案管理软件，支持双层PDF生成与数据加密。提供数据备份方案，从而全面确保数据安全。
（四）服务要求
1、供应商列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、项目组人员配备、操作人员岗位职责、档案实体及数据安全保密措施、质量保证措施及售后服务措施等。
2、工作场所由我院提供，供应商现场作业时保持现场整洁、整齐，工作区域均标识清楚、管理有序。工作人员要求挂牌上岗，并遵守国家有关规定以及采购人各项规章制度。
3、软硬件保障：整个项目实施过程中所需的软硬件和耗材，如电脑、扫描仪、软件、档案盒、档案袋、卷皮、目录纸张、备考表、装订线、存储硬盘等由供应商提供，且应符合国家标准和档案用品规范。为保障项目质量和安全，供应商提供的软硬件（包括电脑、扫描仪、软件等），须安全可靠，供应商可以使用我院提供的部分设备。
4、加工现场内所有纸质材料的销毁，必须经过采购人项目管理人员办理相关手续后方可销毁。项目验收通过后，供应商不得留取任何加工数据。
5、涉及项目管理人员调配、进度安排等决策问题，须由供应商负责人与采购人负责人直接协商解决。
6、供应商对项目的各个环节均应进行详细的登记，形成工作日志并及时整理、汇总、装订成册，建立起完整、规范的工作记录。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。
（五）人员要求
1、项目组人员要求：项目经理须具有两年以上档案项目管理经验并具有省级人力资源部和社会保障部颁发的档案专业中级及以上技术资格，合同签订后未经采购人同意不得随意更换项目经理，若项目经理不能满足采购人工作需求，应按采购人要求及时更换；项目组成员需具有相关工作经验，并且同时具有浙江省省级部门颁发的档案中介规范化服务培训证书。
2、供应商需在服务方案中列出项目服务人员的资质和经验、项目工作设备、具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施服务方式、质检方案、整理方案等。
3、供应商需在响应文件中特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：维护服务期的服务方式、服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、安全保密措施和质量水平等。
4、项目成交后，供应商在15天内，将有关电脑、扫描设备、音视频加工设备和人力配置等总体配备完毕。
（六）验收及配合要求
1、配合市档案馆的验收检查： 提交进市馆的出生医学证明档案，每批次不合格被退回不得超过3次。如因供应商原因被退回超过3次（含）导致市档案馆当年度拒绝接收进馆，影响采购人进馆工作的，所造成的所有损失和影响，由供应商全部承担。
2、配合进馆整改：采购人验收通过后，供应商需配合采购人将档案整理和数字化成果向市档案馆移交，供应商需对市档案馆反馈的问题进行整改，直至符合市档案馆要求，协助采购人完成所有移交进馆工作。
3、本项目的所有数据验收合格后，供应商需刻盘或移动硬盘存储形式移交采购方和市档案馆。在数据移交后的五年中，如发现明显质量或错误问题，供应商必须无偿返工，直至验收合格为止。
（七）交付的成果要求
档案数字化成果必需符合国家和省市规划与自然资源档案管理的相关标准、规范，同时符合《浙江省卫生厅浙江省档案局关于印发〈浙江省出生医学证明档案管理办法〉的通知》（浙卫发〔2013〕261号）及《杭档馆发〔2023〕10号》文件的相关规定，并达到市档案馆进馆标准，交付成果要求如下：
1、纸质目录三套。
2、全宗卷材料各两套。主要包括：进馆说明、档案情况统计、档案利用条件等（具体以市档案馆进馆要求为准）。
3、目录数据库和数字化成果、电子档案原文件以及全宗介绍等相关材料的电子版刻录光盘4套或移动硬盘3套，存储结构符合杭州市档案馆档案接收进馆要求。
4、以上三项材料采购人留存1套（数量已包含在内），其余作为档案进馆随附材料，需随进馆档案一并移交。
5、进馆检查要求：将JPEG数字化成果与目录数据库按正式进馆的存储要求，通过光盘或移动硬盘提交抽检，并附数字化加工过程中形成的《纸质档案数字化前处理工作单》《纸质档案数字化质检登记表》等工作记录，等待市馆检查。
6、进馆档案检查合格后：将数字化成果转换为多页PDF格式，印刷体文件须进行OCR识别转换为双层PDF格式，存储结构符合国家档案局《电子档案移交与接收办法》的规定（具体实施以采购人要求为准）。
（八）售后服务要求
自项目总体验收合格之日起五年为质量保证期。供应商提供的项目成果发现有错误的，包括但不限于档案缺失、遗漏、错误等，供应商须无偿对项目错误成果进行及时更正（如补正、修改至完善等），并承担所发生的全部费用及相应后果。
（九）付款方式
1、合同签订后，2003-2025年医学出生医学证明档案完成全部电子数据后，支付2003-2025年已完成数量总金额的50%，医学出生证明档案档案整理项目全部完成并验收合格后，支付剩余款项。
2、如供应商合同签订后未按时完成上述实施条件并通过审核的，供应商向采购人支付300元/天的违约金。情节严重的采购人有权单方面解除合同。
3、报价方式：单价采购按实结算。报价中应包括本项目整理费、人工费、资料费、耗材费及其他招标费用等各项费用及不可预见费都包含在单价之中。
4、履约保证金：无。
四、 参照采购方式：竞争性磋商，具体评分标准见附件1。
五、 供应商要求
1、 具有独立承担民事责任的能力；
2、 具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；
3、 具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；
4、 有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；
5、 参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。
六、 磋商所需材料
1、单位简介
2、营业执照复印件
3、法定代表人授权书（附件2）
4、同类业绩证明材料（若有）
5、商务技术响应表（附件3）
6、报价表（格式见附件4）
7、服务方案（请在服务方案中列明评分表中涉及的各项评分内容）
8、其他认为需提供的资料
上述1-8项材料均需加盖公司鲜章，响应文件一式三份（1正本，2副本），密封装订，装订处盖公司鲜章。
七、 报名时间、磋商时间、地点及联系人
1、 报名截止时间：2025年7月3日17:00（北京时间）
2、 报名方式：供应商请发送报名邮件至szyycgb509@163.com进行报名，邮件名称为“医学出生证明档案管理报名+供应商名称”，邮件内容需包含“公司全称、联系人姓名、联系人电话”。
请于磋商时递交响应文件，未按上述规定报名的响应文件将被拒绝。
3、 磋商时间：2025年7月4日14：00（北京时间），如有变动，另行通知。
4、 磋商地点：杭州市钱塘区9号大街9号浙江省中医院钱塘院区3号楼2楼211会议室
5、 联系人1：寿老师（报名及接收响应文件），联系电话：0571-87070502
联系人2：任老师（项目咨询），联系电话：0571-86008523
注：每个单位仅限派1名代表参加，请在确认自身健康的情况下参与磋商。
浙江省中医院
2025年6月23日
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